Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Rekisterinpitäjät

Kontiolahden Urheilijat ry, Y-tunnus 0802960-9
Postiosoite: PL 23, 81101 Kontiolahti
Puhelin: 0400 625 640
Sähköposti: office@kontiolahtibiathlon.com

Sekä 

Kontiolahti Outdoor (Joensuun Seudun Jäähdytetty Latu Oy)
Postiosoite: PL 23, 81101 Kontiolahti
Puhelin: 050 563 3480
Sähköposti: myynti@kontiolahtibiathlon.com

Rekisteri-ilmoitus päivitetty 27.9.2021

Rekisteröidyt

Rekisteriin voidaan kirjata yhteystietonsa lähettäneiden, Kontiolahden Urheilijat ry:n (myöhemmin: KontU) sekä Kontiolahti Outdoorin toimintaan osallistuneiden henkilöiden tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 § 1 momenttiin (tietojen käsittely rekisteröidyn antamalla suostumuksella). Esimerkiksi ilmoittautuessaan arvontaan tai kilpailuun henkilö samalla hyväksyy, että hänen henkilötietojaan voidaan käsitellä tässä selosteessa mainituilla tavoilla.

Rekisteri koostuu henkilöiden itsensä antamista yhteystiedoista. Ilmoitettuja henkilötietoja voidaan käyttää asiakaspalveluun liittyvien viestien välittämiseen sekä muuhun viestintään, kuten tulevista tapahtumista informoimiseen ja palveluiden markkinointiin. Viestejä saavat henkilöt voivat milloin tahansa poistua postituslistalta.

Käsiteltävät henkilötiedot

Asikasrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot 

• henkilön nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötiedot säilötään kontiolahtibiathlon.com -sivuston palvelimella ja mahdollisesti myös Excel-tiedostossa sekä MailChimp-sovelluksessa. Excel-tiedostot, MailChimp-palvelu ja kontiolahtibiathlon.com -palvelin ovat käsiteltävissä vain henkilökohtaisilla tunnuksilla. Pääsy tiedostoihin on vain tiedostojen laatijoilla sekä niillä henkilöillä, jotka pääsyn tarvitsevat. Tiedoista ei tehdä manuaalisia tulosteita.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan siirtää, jos rekisterin palveluntarjoajaa vaihdetaan. Tällöin siirto tapahtuu uuden järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani ja yhdistyksessä toimiva tietojen käsittelijä voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti (esimerkiksi rekisterin varmuuskopiot).

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kunnes henkilö pyytää niiden poistamista tai kunnes rekisterin ylläpitäjät eivät tarjoa palveluja. Kun rekisterissä oleva henkilö pyytää omien tietojensa poistamista rekisteristä, tämän tiedot tulee poistaa kahden viikon kuluessa viestin vastaanottamisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterin ylläpitäjien käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on KontU:n oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdassa mainitulla tavalla. Rekisterin ylläpitäjät voivat pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja niillä on oikeus pyytää rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterin ylläpitäjät voivat kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta, mikäli siihen on lainsäädännölliset perusteet.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Arvonnoissa, yleisökilpailuissa ja vastaavissa osallistumisen edellytyksenä voi olla, että henkilö luovuttaa mainitut tiedot. Mikäli henkilö ei luovuta tarvittavia tietoja, arvontoihin tai kilpailuun ei voi osallistua.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: office@kontiolahtibiathlon.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen: Kontiolahden Urheilijat ry, Napakympintie 42, 81100 Kontiolahti (käyntiosoite) Huom! Postiosoite on PL 23, 81101 Kontiolahti.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämän ilmoituksen viimeisin päivitysajankohta näkyy ensimmäisellä sivulla.